Сегодня я хочу поговорить о секретарях. Казалось бы - что тут можно говорить? Кто что про секретарей-то не знает? Видим их каждый день в самых разных организациях и заведениях. Но, как оказалось, все не так просто.
И сейчас о том самом любопытном наблюдении. Пошла я искать для статьи картинки. Вбила в поисковую строку "секретарь" и вот - результат.
Ну и что? - скажете вы. Действительно, вполне обычная нормальная рандомная фотка, олицетворяющая секретаря в какой-нибудь фирме. Но дьявол кроется в деталях)
В какой-то момент я подумала, что одной фотки мало, и решила скачать еще несколько. И надо было мне вместо "секретарь" забить в поисковую строку "секретарша". Делала это специально, чтобы поиск выдал мне новые фото, которых я еще не видела. И тут меня ждало немалое удивление. Вот вам пример.
И это еще самая приличная и гуманная из всех. Я интереса ради пролистала предлагаемые картинки. Когда на них стало появляться знакомое лицо Саши "Серой", я исследовательскую деятельность быстренько свернула. Все картинки несли явный эротический подтекст.
Что же получается? Одна и та же профессия - только род поменяла - и такая разница. Ведь вряд ли поиск "учитель"/"учительница" или "продавец"/"продавщица" выдаст такую же тенденцию. Так почему с секретарями/ашами такой прикол?
Давайте начнем с классических обязанностей секретаря. Что входит в его должностные инструкции и каков его основной функционал? Чай/кофе носить? Курьеров гонять? Улыбаться гостям? Нет. Основополагающей функцией секретаря является управление информационными потоками. Именно секретарь находится "на острие атаки" и первым принимает входящую информацию - звонки, факсы, почта бумажная и электронная, голуби и что там еще к вам в офис прилетает. И он же - финальное звено при отправке исходящих документов/звонков. Получается, что секретарь - это буфер между всеми сотрудниками компании и внешним миром в информационном плане. Понятно, что часто в обязанности секретаря дополнительно входят те самые чай/кофе, встреча гостей, обеспечение офиса расходниками, иногда заказ билетов и отелей. Но это все вторично. Зависит уже от наглости работодателя, не готового потратиться еще и на офис-менеджера. Но в первую очередь от умелости и грамотности секретаря зависит и работа фирмы в целом. Грамотный секретарь сможет отфильтровать "пустые" или рекламные звонки, оперативно донести информацию до сотрудников, качественно организовать передачу исходящих документов партнерам.
А что же с секретаршами? А секретарша - это тот самый стереотип из 90-х, когда на эту должность брали не для выполнения прямых обязанностей, а для красивой картинки. Тогда акцент делался в первую очередь на внешность и презентабельность девы. Не хочу сказать, что всегда и у всех было так, но, согласитесь, секретарша из 90-х - это пергидрольная блондинко 18 лет от роду, в мини-юбке и на шпильках, которая вместе с чаем приносит шефу расслабления и иного толка.
Справедливости ради замечу, что и сейчас работодатель обращает внимание на внешность кандидатки. Особенно если речь идет о ресепшн, а не о приемной руководителя. Ведь секретарь - лицо своей фирмы. То, как секретарь выглядит, говорит, его манеры, создает первое впечатление о компании. Умные руководители это понимают.
Так как должен выглядеть приличный секретарь? Сейчас критерии несколько сместились по отношению к тем, что были 20 лет назад. Сейчас наличие модельной внешности не является преимуществом, скорее яркая броская внешность оттолкнет работодателя. Туда же тюнинг. Леди с нарощенным всем, чем можно, и вколотым во все, куда дотянулись, вряд ли сможет устроиться в серьезную фирму. Девушка должна выглядеть приятно, иметь милые черты лица, ухоженные волосы, здоровую кожу, минимум тюнинга (либо тюнинг высочайшего класса, который не бросается в глаза), чистую опрятную одежду, соответствующую дресс-коду, грамотную устную и письменную речь, иметь представления о деловом этикете. Не так уж и много этих требований. А при условии, что секретарями часто идут работать достаточно молодые девушки, то им не составит труда им соответствовать.
Вот такое интересное получилось наблюдение о различиях между секретарями и секретаршами. К слову, рекомендую никогда не называть девушек секретаршами, если они - профессиональный секретарь. Обидно такое слышать) Они и так всю свою карьеру стараются откреститься от этих шаблонов из прошлого.
- 17 фотографий, показывающих как изменились представители разных профессий за сто лет
- Обесцененные профессии: кто в СССР мог претендовать на достойную зарплату
- Самые высокооплачиваемые профессии в Советском Союзе
- Из востребованных в небытие: профессии прошлого, вытисненные научным прогрессом и скандалами
- Сменили нравственные ориентиры на деньги и счастье: люди, которые завели страницу на OnlyFans
Разницу я уже несколько раз объясняла. Но повторить мне не сложно.
Секретарь-референт отвечает за протоколы и документооборот руководителя. Не путать с делопроизводителем.
Секретарь контролирует информационные потоки.
Помощник оптимизирует рабочие процессы другого человека.
Что касается вашего вопроса про кофе - это все очень индивидуально и зависит от жадности и желаний руководства. Кто-то сваливает все в одну кучу и секретарь выполняет заодно функции офис-менеджера, курьера, ахо и т.д. А кто-то умеет разделять функционал и каждый занимается своим делом. Да, чаще всего чай/кофе тоже включен в обязанности секретарей. Это уже почти норма. Но это не изменяет того факта, что основная функция секретаря - рулить информационными потоками.
Ну и отвечая на ваш последний выпад про то, чего добилась я. Да. Моей первой работой была именно должность секретаря на ресепшн. С тех пор прошло много времени и я добилась достаточно для того, чтобы работать в комфортных условиях на престижной работе и получать хорошую зп. Так что я вполне себе знаю о чем пишу.
Ну и на заметку. Любой честный труд заслуживает уважения, независимо от специальности. Стоит это учитывать прежде, чем оскорблять кого-то просто из-за профессии или должности. Это характеризует вас не с лучшей стороны.
Помощник оптимизирует рабочие процессы другого человека."
Никто не говорит, что я не уважаю труд людей. Но это просто набор слов ни о чем! Вы где-нибудь видели, что в организации работает и помощник и референт и секретарь и там еще кто-то? Я уже сам запутался... Не берем Газпром или Сбер. Кто позволит себе такой штат, чтобы кто-то кофе приносил, а другой координировал информационные потоки (что за фраза такая вообще непонятная), в общем одни слова ни о чем.
Все и всегда делает один человек всегда и этого человека зовут тупо - секретарь и для этого много мозга не нужно...
И смысл загадочной фразы про информационные потоки я вроде достаточно подробно описала в посте. Но могу и повторить. Координация информационных потоков подразумевает, что основная связь сотрудников фирмы и внешнего мира происходит через фильтр секретаря. Входящие/исходящие звонки, фильтр спама и рекламы, работа с корреспонденцией, курьерами, почтой и т.д. ЭТо все - информационные потоки. И каждый сотрудник не занимается этим лично, а делает это через секретаря.
Ну и в крупных фирмах как минимум у руководитея, а часто еще и у его заместителей/начальников управлений есть помощники и/или секретари. А если говорить о действительно крупных компаниях, то там часто еще имеется кофе-леди. Та самая, что готовит и носит кофе посетителям и руководству.
Вы же согласитесь, например, что системный администратор, кодировщик, программист и тестировщик имеют разный функционал? Конечно в частном случае это может быть все в одном лице. Но изначально это совсем разные профессии.
Справедливости ради, "учительница" тоже выдаёт эротические фотографии, но гораздо меньше, а "учитель" ни одной. А ещё "школьница" выдаст довольно много соблазнительного материала, а "школьник" нет. Тут дело не столько в профессиях и стереотипах , сколько в популярности соответствующих порно сюжетов. Чем популярнее направление, тем чаще в поиск забивают запрос, а чем чаще по найденному изображению/ссылке тыкают, тем больше Яндекс считает картинку/ссылку полезной и выводит её в топ для других.
Эротику и порно с секретаршами ищут в 99% случаев, чем если кому-то понадобилась реальная целомудренная фотография данной профессии, вот и тыкают массово на откровенные фотографии, повышая их рейтинг. В "учительницах" и "медсестрах" тоже проскакивает клубничка, но гораздо реже, потому что это более популярные общественные запросы, и порно направлению их сложно перебить. Тогда нам приходится дополнительно дописывать "развратная" или "похотливая", отделяя зёрна от плевел Ну а с "секретаршей" даже дописывать ничего не надо, только если хочется фоток ещё погорячее
Нет, были, конечно, няня, повитуха, шлюха...
Это потом бабам "разрешили" работать и пришлось менять окончания профессий.
Так же, как "генеральша" - это "жена генерала", а не "женщина-генерал".
А так, уверен, что секретарь не знает большинства действительно важных вопросов. Секретарь лишь дополнительная память и ряд функций, вроде назначить встречу или найти кого-то. Но это не в фантазиях конечно, а во взрослой жизни.
..практически была моей и правой и левой рукой, а когда я был в отпуске,рулила цехом
Обязанности устанавливаются в штатном расписании. Так что тут вопрос к отделу кадров.
Так что, сдается мне, что я ближе к истине, чем те, кто видит в секретаре этакого серого кардинала))) Если это конечно не Генсек!)
Справедливости ради т.к. сама начинала работать секретарем когда-то ,а сейчас уже очень много лет работаю помощником, скажу, что отношусь к первой категории) Я именно тот самый серый кардинал))) И да, я знаю что подписывает мой руководитель и что не будет подписывать)
Это не мало, на самом деле и хорошая секретарша тоже на вес золота. Но говорить о втором человеке в фирме не приходится. Второй - это бух. Третий (в солидной конторе, имеющей большие бабки) - представитель связи Конторы, обычно - бывший, числится в должности что-то вроде "по связям с общественностью"
Вариант - дочка настоящего хозяина фирмы
Секретарь-референт занимается бумажной работой - протоколы совещаний, архив и т.д.
Секретарь отвечает за распределение информационного потока.
Персональный ассистент оптимизирует работу другого человека.
Да, все эти должности могут перемежаться и обязанности могут "мигрировать". И поверьте. Хороший персональщик вот вообще не "босяцкая работа" И получает порой побольше иного начальника отдела
Вообще то эти обязанности должен выполнять помощник руководителя, отдельная должность, помощник руководителя готовит встречи, занимается их подготовкой, поездками руководителя, бронирует ему гостиницы, отели. Тут однии красивыми длинными ногами и смазливой мордашкой не обойдешься, тут надо быть в курсе дел руководителя, шевелить мозгами, планировать, распределять грамотно время руководителя. Расходниками и обеспечением офиса занимается Офис-менеджер(завхоз по нашему), а секретарь -это как раз чисто вывеска, красивая обслуга -дай -подай, принеси, и отвечает на звонки, которые поступают руководителю.